★電話が怖いという心理★
仕事上で電話を用いる(もちいる)ことはどこでもあります。
その職場に勤め始めた時は、「電話」は最初の壁になると思います。
なぜなら、「仕事を知らない」ので、「取次ぐ先」(とりつぐ.傳達)が「わからない」からです。
そして「質問をされても答えられない」からです。
しかし、忙しい職場であれば、手の空いた(すいた)人が電話に出るべきです。
そうしないと業務の停滞(ていたい)に繋がる(つながる)からです。
「知らないから出ない」のではなく、「知らないからこそ学ぶために出る」姿勢を持ちましょう。
そして、例え実務(じつむ)がわからなかったとしても、「応対」がしっかりしていれば、電話の相手に失礼になることはありません。
逆にしっかり応対出来なければ、「会社への不信感」をあなたが生じさせた(しょうじさせた)ことになってしまいます。
★電話応対の基本★
電話応対には共通した基本があります。
それはどのような企業へ行っても応用(おうよう.適用)が出来るものですから、一回身につければどこで勤めようと怖くはありません。
まず第一声ですが、「お電話有難うございます。○○商事、担当○○でございます。」
叉は、「はい、○○商事です。」基本はこのどちらかのはずです。
どちらを採用しているのかは、企業によって異なります。
「お電話有難うございます~」の方は、電話をかけてもらったことに対するお礼から始まる、非常に丁寧なタイプです。
「はい」から始まる方は、「相手がいち早く伝えたいことがあるだろう」ということで、すぐに用件に入れるようにしたタイプです。
これは企業によってどちらかわかりませんので、しっかりと周りの電話応対を確認するか、質問しておきましょう。
★メモの取り方★
電話を取る際は、必ず手元(てもと.身邊)にメモを用意します。
会話の内容から、5W1Hをまとめます。
5W1Hとは、
When:いつ(どんなときに)
Where:どこで(どこに、どこへ、どこから)
Who:だれが(どんな人が)
What:なにを(どんなことを、どんなものを)
Why:なぜ(どうして、なんのために)
How:どのように(どんなふうに、どうやって)の略です。
必要に応じて、「誰に」を加えます。
特に電話を取次ぐ際、「だれが、だれに」という点は非常に大切です。
繋ぐ相手が在籍(ざいせき.団体、学校などに属する者としてド登録されていること)している際は、「""A""部長、○○商事の●●様から、■■の件でお電話です」という繋ぎ方をします。
もし不在(ふざい)の場合は、その旨(むね)を相手に告げ(つげ)、どうするかお伺いを立てます。
5W1Hのメモはこの際には必須(ひっす)になりますから、「受話器を持ったらメモ」というクセをつけましょう。
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