兎に角

★電話を受ける時-1★

電話を受ける際は、3ｺｰﾙ（call．通話）以内に出るようにしましょう｡

しかし､1ｺｰﾙも鳴り終わらないうちに、出てしまうことは避けましょう｡

｢暇な会社なのか｣と思われてしまうかもしれません｡

3ｺｰﾙを超えてしまった場合､最初に｢お待たせいたしました｣を付け加えましょう（附加、添加、補充）｡

先に紹介した挨拶をし､用件に入りましょう｡

もしあなた宛（あて．打給你的電話）の電話でない場合､取次ぐ必要があります｡

その際に最も重要な｢情報｣は、先方（せんぽう．對方）の｢名前｣です｡

これは電話を取った際に、しっかりﾒﾓするようにしましょう｡

｢●●商事の■■様ですね､いつもお世話になっております｣とあえて相手の名前を復唱する（ふくしょう）出かたもｵｽｽﾒです｡

もし最初の名乗りが聞き取れなかった場合､｢失礼ですがもう一度お名前を頂戴してもよろしいでしょうか｣とｸｯｼｮﾝ（cushion．緩衝）語を挟んで質問しましょう｡

★電話を受ける時-2★

話を受けた際､取次ぐはずの人がすぐに電話に出ることが出来ないｹｰｽは、多々（たた．很多）あると思います｡

ｹｰｽ別に対応例を挙げます｡

･他の電話に出ている時

｢あいにくとただいま他の電話に出ております｡終わり次第､折り返しお電話差し上げましょうか｣

･一時的に席を外している時

｢あいにくとただいま席を外しております｡すぐに戻りますので､戻り次第折り返しお電話差し上げましょうか｣

･外出している時

｢あいにくとただいま外出しております｡●時には戻る予定でおりますので､戻り次第こちらからお電話さしあげましょうか｣

･接客中（せっきゃくちゅう）の時

｢あいにくとただいま来客中でございまして｡お急ぎでしょうか｣

･休みの時

｢申し訳ございません｡本日は休暇を頂いておりますが､どういたしましょうか｣

電話を受けた際も基本､こちらから折り返すｽﾀﾝｽを取ります｡

来客中の時は、急用であれば電話に出てもらいましょう｡

休みの時は、相手にどうするのかを尋ねると良いでしょう｡

★電話を受ける時-3★

電話の応対の際も基本的にはﾋﾞｼﾞﾈｽ敬語を用います｡

｢自社（じしゃ）｣と｢他社（たしゃ）｣の区別をはっきりとわけ､自社の人間には""役職名""（やくしょく）などは付けないようにします｡

相手の声があまりよく聴こえない場合は､｢申し訳ございません､お電話が少し遠いようですが｣と言えば伝わります｡

相手がﾌﾗﾝｸ（frank．直率、坦率）に話しかけてきたとしても､こちらの姿勢は崩さないようにしてください｡

電話は､かけてもらった時は｢頂く｣､こちらからかける場合は｢差し上げる｣等が望ましい（最理想的）ですね｡

社内の部署間（ぶしょ．工作崗位）における電話では､そこまで意識しなくてもいいのですが､やはり上下の区別はしっかりと付けましょう｡

挨拶は｢お疲れ様です｣になります｡

なによりも｢情報｣をしっかりと伝える･受け取ることが大切です｡

ﾒﾓと電話はｾｯﾄです｡

そして､｢復唱｣するｸｾも身に付けましょう｡

 資料來源：http://howtokeigo.com/