★電話が怖いという心理★

 

仕事上で電話を用いる(もちいる)ことはどこでもあります。

その職場に勤め始めた時は「電話」は最初の壁になると思います。

なぜなら、「仕事を知らない」ので「取次ぐ先」(とりつぐ.傳達が「わからない」からです。

そして「質問をされても答えられない」からです。

しかし、忙しい職場であれば、手の空いた(すいた)人が電話に出るべきです。

そうしないと業務の停滞(ていたい)繋がる(つながる)からです。

「知らないから出ない」のではなく、「知らないからこそ学ぶために出る」姿勢を持ちましょう。

そして、例え実務(じつむ)がわからなかったとしても、「応対」がしっかりしていれば電話の相手に失礼になることはありません。

逆にしっかり応対出来なければ「会社への不信感」をあなたが生じさせた(しょうじさせた)ことになってしまいます。

 

★電話応対の基本★

 

電話応対には共通した基本があります。

それはどのような企業へ行っても応用(おうよう.適用が出来るものですから、一回身につければどこで勤めようと怖くはありません。

まず第一声ですが、「お電話有難うございます。○○商事、担当○○でございます。」

叉は、「はい、○○商事です。」基本はこのどちらかのはずです。

どちらを採用しているのかは、企業によって異なります。

「お電話有難うございます~」の方は、電話をかけてもらったことに対するお礼から始まる、非常に丁寧なタイプです。

「はい」から始まる方は、「相手がいち早く伝えたいことがあるだろう」ということで、すぐに用件に入れるようにしたタイプです。

これは企業によってどちらかわかりませんので、しっかりと周りの電話応対を確認するか、質問しておきましょう。

 

★メモの取り方★

 

電話を取る際は、必ず手元(てもと.身邊にメモを用意します。

会話の内容から、5W1Hをまとめます。

5W1Hとは、

When:いつ(どんなときに)

Where:どこで(どこに、どこへ、どこから)

Who:だれが(どんな人が)

What:なにを(どんなことを、どんなものを)

Why:なぜ(どうして、なんのために)

How:どのように(どんなふうに、どうやって)の略です。

必要に応じて、「誰に」を加えます。

特に電話を取次ぐ際、「だれが、だれに」という点は非常に大切です。

繋ぐ相手が在籍(ざいせき団体、学校などに属する者としてド登録されていること)している際は、""A""部長、○○商事の●●様から、■■の件でお電話です」という繋ぎ方をします。

もし不在(ふざい)の場合は、その(むね)を相手に告げ(つげ)、どうするかお伺いを立てます。

5W1Hのメモはこの際には必須(ひっす)になりますから、「受話器を持ったらメモ」というクセをつけましょう。

 

 

資料來源:http://howtokeigo.com/

 

 

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   兎に角

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