★電話を受ける時-1

 

電話を受ける際は3コールcall.通話以内に出るようにしましょう。

しかし、1コールも鳴り終わらないうちに出てしまうことは避けましょう。

「暇な会社なのか」と思われてしまうかもしれません。

3コールを超えてしまった場合、最初に「お待たせいたしました」を付け加えましょう(附加、添加、補充)。

先に紹介した挨拶をし、用件に入りましょう。

もしあなた宛(あて.打給你的電話の電話でない場合、取次ぐ必要があります。

その際に最も重要な「情報」は先方(せんぽう.對方の「名前」です。

これは電話を取った際にしっかりメモするようにしましょう。

「●●商事の■■様ですね、いつもお世話になっております」とあえて相手の名前を復唱する(ふくしょう)出かたもオススメです。

もし最初の名乗りが聞き取れなかった場合、「失礼ですがもう一度お名前を頂戴してもよろしいでしょうか」クッション(cushion.緩衝)語を挟んで質問しましょう。

 

★電話を受ける時-2

 

話を受けた際、取次ぐはずの人がすぐに電話に出ることが出来ないケースは々(たた.很多あると思います。

ケース別に対応例を挙げます。

・他の電話に出ている時

「あいにくとただいま他の電話に出ております。終わり次第、折り返しお電話差し上げましょうか」

・一時的に席を外している時

「あいにくとただいま席を外しております。すぐに戻りますので、戻り次第折り返しお電話差し上げましょうか」

・外出している時

「あいにくとただいま外出しております。●時には戻る予定でおりますので、戻り次第こちらからお電話さしあげましょうか」

接客中(せっきゃくちゅう)の時

「あいにくとただいま来客中でございまして。お急ぎでしょうか」

・休みの時

「申し訳ございません。本日は休暇を頂いておりますが、どういたしましょうか」

電話を受けた際も基本、こちらから折り返すスタンスを取ります。

来客中の時は急用であれば電話に出てもらいましょう。

休みの時は相手にどうするのかを尋ねると良いでしょう。

 

★電話を受ける時-3

 

電話の応対の際も基本的にはビジネス敬語を用います。

「自社(じしゃ)「他社(たしゃ)の区別をはっきりとわけ、自社の人間には""役職名""(やくしょく)などは付けないようにします。

相手の声があまりよく聴こえない場合は、「申し訳ございません、お電話が少し遠いようですが」と言えば伝わります。

相手がフランク(frank.直率、坦率)に話しかけてきたとしても、こちらの姿勢は崩さないようにしてください。

電話は、かけてもらった時は「頂く」、こちらからかける場合は「差し上げる」等が望ましい(最理想的)ですね。

社内の部署間(ぶしょ.工作崗位における電話では、そこまで意識しなくてもいいのですが、やはり上下の区別はしっかりと付けましょう。

挨拶は「お疲れ様です」になります。

なによりも「情報」をしっかりと伝える・受け取ることが大切です。

メモと電話はセットです。

そして、「復唱」するクセも身に付けましょう。

 

 資料來源:http://howtokeigo.com/

 

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   兎に角

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